Titel: Omzendbrief VR 2010/32: Contacten met de pers
Aard document: Omzendbrief
Datum document: 21/05/2010
Datum publicatie BS:
Download Worddocument

Contacten met de pers


Omzendbrief VR 2010/32

Datum: 21 mei 2010

Deze omzendbrief vervangt omzendbrief VR 98/ 32 over het beantwoorden van vragen van journalisten

Aan alle personeelsleden van de ministeries, de IVA’s met rechtspersoonlijkheid en de EVA’s van de Vlaamse overheid

CONTACTEN MET DE PERS

De Vlaamse overheid organiseert haar contacten met de media op een professionele manier. In vrijwel alle departementen, agentschappen en instellingen van de Vlaamse overheid zijn er daarom perswoordvoerders aangesteld. Zij bouwen, in overleg met hun management en waar nodig in samenspraak met de bevoegde minister, een actief en reactief persbeleid uit.

Als u als personeelslid vragen krijgt van journalisten, dan schakelt u in eerste instantie de perswoordvoerder van uw entiteit in. U kunt in bepaalde gevallen ook gebruikmaken van uw spreekrecht. In het eerste deel van deze omzendbrief leest u hoe dat in zijn werk gaat. Wie graag meer wil weten over het perswoordvoerderschap bij de Vlaamse overheid, kan ook deel twee lezen.

DEEL 1: RICHTLIJNEN VOOR ALLE PERSONEELSLEDEN

Wat doet u als u een vraag krijgt van een journalist? Allereerst vraagt u zich af of de journalist informatie of een standpunt van uw entiteit wil, of uw persoonlijke mening.

Als een journalist u een vraag stelt, mag u er doorgaans van uitgaan dat hij niet in de eerste plaats uit is op uw persoonlijke mening. Hij wil gewoon weten hoe het met een bepaald dossier staat of hoe de Vlaamse overheid tegen een bepaald probleem aankijkt. Twijfelt u toch over zijn bedoeling, vraag hem er dan naar. Als de journalist niet naar uw eigen mening vraagt, of als u niet op zo’n vraag wilt ingaan, schakel dan de bevoegde perswoordvoerder in.

Voor informatie of een standpunt van uw entiteit: schakel uw perswoordvoerder in

Stap 1: Noteer de belangrijkste gegevens: de naam en het telefoonnummer van de journalist, het medium (de krant, het tijdschrift of de omroep) waarvoor hij werkt, de vraag van de journalist, en hoe dringend de journalist een antwoord nodig heeft.

Stap 2: Zeg de journalist dat u op zoek gaat naar de perswoordvoerder die de vraag het best kan beantwoorden, en dat die zo gauw mogelijk met hem contact zal opnemen.

Stap 3: De naam van de huidige perswoordvoerder of perswoordvoerders van uw entiteit vindt u als bijlage bij deze omzendbrief. Op koepel.vonet.be/communicatie vindt u steeds de actuele versie.

Stap 4: Als u de naam van de perswoordvoerder niet kunt terugvinden, of als u hem of zijn vervanger niet kunt bereiken, schakel dan uw leidinggevende in.

Stap 5: Als u zelf over informatie beschikt die van nut kan zijn om de vraag van de journalist te beantwoorden, bezorg die dan meteen aan de perswoordvoerder. Als de perswoordvoerder u om aanvullende informatie vraagt, geef dan absolute voorrang aan die vraag.

Uw persoonlijke mening: u kan gebruik maken van uw spreekrecht

Als een journalist u om uw persoonlijke mening vraagt, staat het u normaal gezien vrij om daarop in te gaan of niet. Personeelsleden die onder het Vlaams Personeelsstatuut vallen, hebben in elk geval spreekrecht (zie deel II, hoofdstuk 1 – deontologische rechten en plichten – van het VPS van 13 januari 2006).

De principes rond spreekrecht zijn uitgewerkt in het Vlaams Personeelsstatuut en in de deontologische code voor de personeelsleden van de Vlaamse administratie. Het basisprincipe van het spreekrecht bestaat erin dat iemand vrij zijn mening kan uiten over feiten die hij kent door zijn job. Wie gebruikmaakt van zijn spreekrecht, moet dan wel duidelijk aangeven dat hij zijn eigen mening geeft en niet spreekt namens zijn entiteit. Bovendien is hij ook steeds verplicht tot loyaliteit, en heeft hij de plicht om vertrouwelijke informatie geheim te houden voor al wie niet bevoegd is om er kennis van te nemen. Wat precies bedoeld wordt met loyaliteit en vertrouwelijke informatie, kunt u nalezen in de deontologische code.

Loyaliteit is extra belangrijk op crisismomenten of in situaties waarin dringend aan reputatiemanagement moet worden gedaan. Op dergelijke momenten moet u uw spreekrecht doordacht afwegen tegen het belang van de entiteit.

Als u in de media een bericht opmerkt dat volgens u om een reactie van uw entiteit vraagt, reageer dan niet zelf. Signaleer het bericht aan uw perswoordvoerder. Reageert u toch zelf, zeg dan duidelijk dat u in eigen naam spreekt.

Dezelfde principes gelden uiteraard ook als u gebruikmaakt van ‘nieuwe’ of ‘sociale’ media (bijvoorbeeld blogs): wie in eigen naam spreekt, heeft spreekrecht (weliswaar met de verplichting tot loyaliteit en tot het geheim houden van vertrouwelijke informatie); een perswoordvoerder spreekt in naam van zijn entiteit.

DEEL 2: MEER INFORMATIE OVER PERSWOORDVOERDERSCHAP

Wat is de rol van een perswoordvoerder bij de Vlaamse overheid?

De perswoordvoerders bij de Vlaamse overheid hebben als taak om namens hun entiteit het woord te voeren en de woordvoering te stroomlijnen tegenover de media. Ze kunnen feitelijke informatie verstrekken aan de journalisten en ook het standpunt van hun entiteit meedelen en verduidelijken. Ze kunnen – eventueel in samenspraak met hun management – in specifieke gevallen een ander personeelslid verzoeken om een bepaalde vraag te beantwoorden.

Een perswoordvoerder maakt zich altijd als perswoordvoerder bekend bij de journalist. Daardoor weet de journalist dat het standpunt dat hij te horen krijgt het standpunt van de overheidsinstelling is, en niet de persoonlijke visie van de persoon die hij toevallig aan de lijn krijgt. Bovendien krijgt hij meer garantie dat de informatie correct en volledig is.

Een professioneel persbeleid betekent ook dat een entiteit de media actief benadert. Perswoordvoerders bezorgen dus ook spontaan interessant nieuws aan de pers, reageren als dat nodig is op eventuele foutieve of misleidende nieuwsberichten, en onderhouden goede contacten met de journalisten in hun vakgebied. Zo zorgen ze ervoor dat hun entiteit de berichtgeving in de media niet lijdzaam ondergaat, maar mee stuurt. Dat is belangrijk voor het imago van de entiteit en voor het vertrouwen in de overheid.

Overheidsinstellingen functioneren in een politieke context. Zeker in de persberichtgeving is het moeilijk om een strikte scheiding te maken tussen politieke communicatie en de communicatie van de overheidsinstelling. Een goede samenwerking tussen de perswoordvoerders in de overheidsinstelling en het kabinet van hun bevoegde minister is uiteraard zeer belangrijk. Daarom maakt elke perswoordvoerder duidelijke afspraken met de woordvoerder van zijn minister, gebaseerd op loyaliteit en onderling vertrouwen. Beiden houden elkaar zo veel mogelijk op de hoogte van geplande persacties (persberichten, persconferenties,…) en geplande interviews. Vooral de departementen - die belast zijn met de beleidsvoorbereiding - moeten extra alert zijn voor de status van de informatie die ze aan de pers doorgeven. Vragen over het beleid van een minister worden in principe steeds door die minister beantwoord. Anderzijds geeft de minister de overheidsinstellingen – in het bijzonder de agentschappen – de ruimte om zelf een actief persbeleid uit te bouwen. Dat is van groot belang voor het goede imago van de instelling. Vragen over louter operationele zaken kunnen door de overheidsinstelling worden behandeld. Communicatie over aangekondigd of niet-beslist beleid wordt aan de bevoegde minister overgelaten. Over de uitvoering van genomen beleidsbeslissingen communiceert de overheidsinstelling. Over communicatieacties naar aanleiding van uitspraken vanuit politieke hoek beslist de bevoegde minister.

Aparte afspraken rond het woordvoerderschap op crisismomenten

In bepaalde departementen, agentschappen of instellingen bestaan er ook aparte richtlijnen rond het woordvoerderschap op crisismomenten. Op crisismomenten moet een entiteit snel en alert reageren op een ramp, een incident of een ander probleem in een van haar bevoegdheidsdomeinen, om haar dienstverlening of andere bedrijfsprocessen te kunnen vrijwaren of om haar imago te beschermen. Een goed georganiseerde communicatie met pers en publiek is op die momenten extra belangrijk. Vaak treedt de perswoordvoerder ook in het geval van een crisis als woordvoerder op. In andere gevallen voert de leidinggevende zelf het woord, om zo aan het publiek een krachtig signaal te geven. Om diverse redenen kunnen in bepaalde crisisscenario’s nog andere personen de taak van woordvoerder toebedeeld krijgen. Elke entiteit maakt daarover duidelijke afspraken.

In elk geval moet worden vermeden dat een te klein aantal mensen een te groot aantal taken moet vervullen, in het bijzonder op crisismomenten. Over de beslissing wie optreedt als (crisis)woordvoerder moet dus vooraf goed worden overlegd tussen communicatieambtenaar, management en potentiële woordvoerders, bijvoorbeeld aan de hand van een risicoanalyse en het nadenken over mogelijke scenario's en draaiboeken. Op basis daarvan en afhankelijk van de beschikbare middelen en andere praktische omstandigheden, kan eventueel zelfs blijken dat een perswoordvoerder met veel inhoudelijke expertise niet altijd beschikbaar kan zijn als crisiswoordvoerder, of dat een manager die ook als crisismanager moet optreden, een beroep moet kunnen doen op een heel team en niet alleen op een crisiswoordvoerder. Na de nodige afwegingen en beslissingen moet de taakverdeling intern goed bekend worden gemaakt.

Het verschil tussen een perswoordvoerder en een communicatieambtenaar

Zoals het decreet betreffende de openbaarheid van bestuur van 26 maart 2004 bepaalt, moeten de ministeries, de IVA’s met rechtspersoonlijkheid en de EVA’s ook een communicatieambtenaar hebben. IVA’s zonder rechtspersoonlijkheid kunnen vrijwillig een communicatieambtenaar aanwijzen. Voor overheidsinstellingen waarin de personeelsleden geen ambtenarenstatuut hebben, wordt het woord ‘communicatieambtenaar’ gelezen als ‘communicatieverantwoordelijke’.

De communicatieambtenaar is het aanspreekpunt voor en de gangmaker van de communicatie van zijn entiteit. Hij is niet noodzakelijk ook de perswoordvoerder, wel zorgt hij ervoor, uiteraard onder de verantwoordelijkheid van zijn management, dat het perswoordvoerderschap en het crisiswoordvoerderschap, en alle vormen van omgang met de pers in zijn entiteit geregeld zijn. Hij waakt er daarbij over dat de afspraken over wie optreedt in welke rol niet te ingewikkeld worden, en dat het in de entiteit duidelijk is wie wat doet en wie optreedt als vervanger. Zowel de lijst van perswoordvoerders als de lijst van communicatieambtenaren vindt u op koepel.vonet.be/communicatie.

Kris PEETERS

Minister-president van de Vlaamse Regering